Plugin Time Sheets miễn phí

Giới thiệu

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về Time Sheets – một hệ thống giúp quản lý bảng chấm công của nhân viên. Time Sheets hỗ trợ một quy trình đơn giản cho việc nộp bảng chấm công từ nhân viên cho người giám sát, người sau đó sẽ phê duyệt hoặc từ chối bảng chấm công. Khi được phê duyệt, bảng chấm công sẽ được chuyển đến hàng đợi tài khoản phải thu (gọi là hàng đợi Invoicing) để khách hàng có thể được lập hóa đơn. Nếu cần, từ đó nó sẽ được chuyển đến hàng đợi lương để chi trả các khoản chi phí cho nhân viên. Thậm chí còn có một cài đặt để đưa tất cả các hóa đơn mà ai đó nộp vào hàng đợi Invoicing, trong trường hợp bạn có nhân viên theo giờ mà bạn cần xử lý.

Cài đặt và cấu hình

Hệ thống Time Sheets khá dễ cấu hình. Dưới đây là quy trình để cài đặt và cấu hình:

Tải nội dung của tệp zip lên thư mục /wp-content/plugins/time-sheets
Kích hoạt plugin thông qua trình đơn ‘Plugins’ trong WordPress
Cấu hình các thiết lập thông qua trang cài đặt
Bắt đầu tạo danh sách khách hàng, dự án và quyền truy cập nhân viên thông qua các trang cài đặt khác nhau

Quy trình làm việc

Khi khách hàng được nhập vào hệ thống, cài đặt bảo mật cho các khách hàng chỉ cho phép nhân viên làm việc với khách hàng đó mới có thể thấy chúng trong danh sách thả xuống của họ. Điều này giúp giảm số lượng khách hàng hiển thị cho nhân viên và ngăn các nhà thầu bên thứ ba làm việc cho bạn từ việc xem toàn bộ danh sách khách hàng của bạn.

Các dự án theo hợp đồng

Hệ thống được cấu hình để cho phép các dự án theo hợp đồng được lập hóa đơn tự động và thả các bảng chấm công nhắc nhở vào hàng đợi Invoicing để có thể lập hóa đơn đầu tháng. Nhắc nhở cũng được gửi tự động đến nhân viên nếu họ có bảng chấm công quá hạn hoặc nếu họ đang làm việc trên các dự án theo hợp đồng và họ cần gửi bảng chấm công vào cuối tháng.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể thêm quy trình làm việc khác không?

Không, hiện tại không thể thêm quy trình làm việc khác.

Quy trình làm việc tính lương có bắt buộc không?

Không, nếu bạn không cấu hình loại chi phí nào và không cấu hình nhân viên nào để bắt buộc bảng chấm công của họ vào lương, thì hàng đợi lương sẽ không được hiển thị.

Quy trình làm việc lập hóa đơn có bắt buộc không?

Tùy thuộc vào cách bạn nhìn vấn đề. Nếu bạn không phê duyệt ai đó vào hàng đợi lập hóa đơn, nhưng sau đó cấu hình hệ thống cho hàng đợi lập hóa đơn và lương chạy song song, thì hàng đợi lương vẫn hoạt động nhưng hàng đợi lập hóa đơn sẽ không được sử dụng.

Hàng đợi phê duyệt có bắt buộc không?

Đúng, không có cách nào để lấy hóa đơn vào hàng đợi lập hóa đơn và/lương mà không có ai phê duyệt.

Tại sao sau hàng đợi phê duyệt và lập hóa đơn lại có một phần thập phân?

Số đầu tiên là số bảng chấm công không phải theo hợp đồng đang chờ duyệt. Số thứ hai là số bảng chấm công trên các dự án được đánh dấu là dự án theo hợp đồng. Phê duyệt có thể có một số thứ ba. Đó là số bảng chấm công đang bị cấm. Hàng đợi lương không có sự khác biệt giữa bảng chấm công theo hợp đồng và không theo hợp đồng, vì vậy chỉ có một số duy nhất hiển thị hàng đợi đó.

Có cách nào để tắt tất cả các cài đặt hợp đồng không? Vì chúng tôi không cần chúng.

Hiện tại không có cách để tắt tất cả các cài đặt hợp đồng. Nếu có yêu cầu để làm cho đó trở thành một tùy chọn, chúng tôi sẽ xem xét.

Tôi có thể thay đổi tiêu đề trong phần chi phí không?

Không, bạn không thể làm điều này. Nếu bạn muốn chức năng này được thêm vào, hãy liên hệ với chúng tôi và chúng tôi sẽ thêm nó vào danh sách công việc của chúng tôi.

Khi nào nhắc nhở về hợp đồng được gửi đi?

Nhắc nhở sẽ được gửi vào ngày cuối cùng của tháng.

Khi nào nhắc nhở về bảng chấm công trễ được gửi đi?

Nhắc nhở sẽ được gửi vào các buổi sáng thứ Hai.

Thời gian làm việc được xác định như thế nào?

Bạn có thể cấu hình để bắt đầu vào bất kỳ ngày nào bạn muốn. Mặc định, nó sẽ cấu hình cho tuần bắt đầu vào Thứ Hai, nhưng bạn có thể thay đổi. Không nên thay đổi sau khi bắt đầu sử dụng nó, vì các bảng chấm công cũ sẽ không được cập nhật.

Nhân viên bắt đầu nhận được nhắc nhở về bảng chấm công hợp đồng khi nào?

Ngay khi họ tạo một bảng chấm công cho dự án theo hợp đồng, họ sẽ bắt đầu nhận được nhắc nhở.

Nhân viên ngừng nhận được nhắc nhở về bảng chấm công hợp đồng khi nào?

Nếu họ không nộp bảng chấm công trong vòng 60 ngày hoặc hơn, thì họ sẽ không còn nhận được nhắc nhở về hợp đồng nữa.

Nếu có nhiều email giống nhau cần được gửi, liệu chúng sẽ được gửi một cách tuần tự?

Không, các email sẽ được kết hợp trước khi được gửi đi. Điều này giúp giảm số lượng email để nhân viên không nhận được quá nhiều email. Nếu cùng một chủ đề email được đặt hàng đợi cho một nhân viên trong vòng 5 phút, nhân viên sẽ không nhận được email cho đến khi đã qua 5 phút nữa.

Có thể từ chối bảng chấm công đã được gửi vào hàng đợi lập hóa đơn không?

Có. Nếu nhân viên có hàng đợi phê duyệt và hàng đợi lập hóa đơn, thì họ có thể từ chối bảng chấm công từ hàng đợi lập hóa đơn.

Có thể từ chối bảng chấm công đã được gửi vào hàng đợi lương không?

Có thể. Tuy nhiên, tùy thuộc vào cách bạn cấu hình quy trình hàng đợi, điều này có thể gây ra những vấn đề kỳ lạ cho bảng chấm công. Vì vậy, hãy cẩn thận.

Hệ thống hỗ trợ bao nhiêu khách hàng?

Hệ thống hỗ trợ bất kỳ số khách hàng nào bạn cần.

Hệ thống hỗ trợ bao nhiêu nhân viên?

Hệ thống hỗ trợ số lượng người dùng mà WordPress hỗ trợ trong hệ thống.

Cài đặt nằm ở đâu?

Cài đặt nằm trong trình đơn cha Time Sheets. Điều này bao gồm các cài đặt toàn cầu chỉ có sẵn cho những người có cài đặt quản lý WordPress (ví dụ: quản trị viên), cũng như trang “Cài đặt của tôi” có sẵn cho tất cả người dùng.

Yêu cầu hệ thống

Không có yêu cầu cụ thể nào cho hệ thống. Chúng tôi chạy nó cho doanh nghiệp của chúng tôi trên cơ sở dữ liệu với một lõi CPU duy nhất và máy chủ web với một lõi CPU duy nhất (hai máy) và hiệu suất hoạt động chính xác như mong đợi (kết quả có thể khác nhau). Nếu bạn gặp vấn đề về hiệu suất, hãy cho chúng tôi biết.

Tôi có nhiều máy chủ web, nhưng chỉ muốn chạy công việc gửi email trên một máy, có được không?

Có thể. Thêm đoạn mã “define (‘TIMESHEETS_SKIP_CRON’, false);” vào wp-config.php của bạn. Điều này sẽ ngăn máy chủ web đó xử lý các tin nhắn email. Chỉ đảm bảo rằng bạn không đặt cài đặt này trên mỗi máy chủ web, nếu không bạn sẽ không nhận được tin nhắn trên bất kỳ máy chủ nào.

Phản hồi từ người dùng

Hệ thống này hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của tôi, nhưng nó không hiển thị đúng trên điện thoại di động. Trên máy tính cá nhân, nó hoạt động tốt. Vì người dùng không thể nộp bảng chấm công trên màn hình điện thoại di động, tôi không thể sử dụng nó.

Không có gì phức tạp về plugin này hoặc giao diện của nó. Và điều đó hoàn toàn tốt – vì nó hoạt động. Tôi cần một giải pháp bảng chấm công đơn giản cho doanh nghiệp của tôi mà tôi có thể truy cập thông qua trang web doanh nghiệp của mình và plugin này hoàn toàn phù hợp. Ai đó đã đề cập rằng bạn không thể thêm khách hàng hoặc dự án. Đó là ấn tượng đầu tiên của tôi cho đến khi tôi đọc tài liệu nằm trong trình đơn quản trị. Nó nói rằng bạn phải gán quyền cho ai đó để Quản lý khách hàng, dự án, v.v. Khi tôi tuân theo hướng dẫn, nó hoạt động hoàn toàn. Tôi sẽ sử dụng nó rất nhiều.

Các liên kết Thêm khách hàng mới và Thêm dự án mới không hiển thị để tôi sử dụng plugin. Plugin này vô dụng như nó hiện tại. Tôi không biết liệu có xung đột với các plugin khác có chức năng tương tự hay không.

Tải plugin: https://wordpress.org/plugins/time-sheets/

Zeno Tool